Kenniscentrum
Goed bestuur in 3VL is opgebouwd rond 3 thema's nl.:
- Transparantie
- Democratie
- Interne Verantwoording
1. Transparantie
De organisatie publiceert haar statuten, interne reglementen, organigram en sportregels op haar website. Deze documenten zijn gemakkelijk terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.
- De statuten, interne reglementen en huishoudelijk reglement vind je via downloads
- Je kan het organigram van de personeelsstructuur hier terugvinden, de contactgegevens vind je hier.
- De sportieve reglementen kan je hier terugvinden voor topsport , jeugdsport en de algemene reglementen
- Het beleidsplan van Triatlon Vlaanderen voor de periode 2021-2024 vind je in ons kenniscentrum onder downloads . Bekijk je liever een interview waarin er dieper wordt ingegaan op de belangrijkste elementen? Dat vind je hier
- De verslagen van de Algemene Vergadering, jaarverslagen en verslagen van de Raad van Bestuur kan je terugvinden onder downloads.
Alle verslagen van de Algemene Vergaderingen (én Bijzondere Algemene Vergaderingen) sinds de oprichting van Triatlon Vlaanderen zijn hier gepubliceerd. De verslagen van de AV's bevatten een samenvatting en bij elk besproken punt staat hoeveel stemmen voor én hoeveel stemmen tegen het agendapunt kreeg.
De actuele samenstelling van de raad van bestuur vind je hier terug, hier wordt ook voor elk lid van de Raad van Bestuur vermeld wat de start- en einddatum van hun mandaat is. Hier vermelden we eveneens het aantal voorgaande mandaten. Indien er aankomende veranderingen verwacht worden in de samenstelling van de Raad van Bestuur delen we dit ook mee op diezelfde pagina.
De organisatie rapporteert in het jaarverslag op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over de remuneratie van de leden van de raad van bestuur. Deze info vind je terug in de jaarverslagen.
De organisatie rapporteert in het jaarverslag op geanonimiseerde wijze over de verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten. Indien er niets is opgenomen in het jaarverslag is er geen sprake van belangenconflicten.
2. Democratie
De raad van bestuur legt de procedures vast voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten. De voorzitter van de raad van bestuur ziet toe op de correcte navolging van deze procedures. Hoe het Bestuursorgaan van Triatlon Vlaanderen werkt, lees je in het intern reglement.
De organisatie bepaalt zowel voor de raad van bestuur als voor de algemene vergadering een gepast quorum. Het quorum voor de Algemene Vergadering staat beschreven in de statuten en het Intern Reglement
De organisatie beperkt de mandaten van de leden van de raad van bestuur in de tijd en zorgt ervoor dat de maximale aaneengesloten zittingsperiode niet langer is dan 12 jaar.
Sinds 2024 werd er een gefaseerd rooster van aan- en aftrede geïnstalleerd wat ervoor zorgt dat de mandaten van de bestuursleden niet tegelijk aflopen en moeten verlengd worden. Deze fasering garandeert een stabiele en continue werking.
De raad van bestuur vergadert minstens vijf keer per jaar, dit is vastgelegd in een vergaderschema en gekoppeld aan enkele vaste thema's die worden voorgelegd.
|
Maand |
Samenstelling |
Te bespreken thema’s |
|
Februari online |
Bestuursorgaan |
Praktische voorbereiding Algemene Vergadering Jaarverslag Vastleggen van de begroting |
|
Februari |
Financiële Commissie |
Jaarrekening en bestemming fondsen |
|
Maart fysiek |
Bestuursorgaan |
Goedkeuring verslag financiële commissie Evaluatie good governance Jaarrekening en bestemming fondsen Topsport |
|
Maart online |
Bestuursorgaan |
Voorbereiding AV 3VL |
|
Maart |
Algemene Vergadering |
|
|
mei Fysiek |
Bestuursorgaan |
Rapportering Sport Vlaanderen Resultaten ledenrapportering Overzicht competitiekalender |
|
Juni Online |
Topsportcommissie |
Evaluatie voorbije jaar en planning volgend jaar |
|
Bestuursorgaan |
|
|
|
September Fysiek
|
Functioneringsgesprek tussen voorzitter en algemeen directeur. |
|
|
Bestuursorgaan |
Subsidie-aanvragen Sport Vlaanderen Goedkeuring verslag functioneringsgesprek Zelfevaluatie RvB Tussentijds financieel overzicht |
|
|
November Online |
Commissie gezond en ethisch sporten |
Evaluatie voorbije jaar en planning volgend jaar |
|
Bestuursorgaan |
Vastleggen van de begroting Jaaractieplan ifv. beleidsplan Evaluatie Good Governance Bedanking bestuursleden Jaarlijkse zelfevaluatie |
|
|
December Fysiek |
Bestuursorgaan |
|
De algemene vergadering vertegenwoordigt op directe manier of via getrapte vertegenwoordiging de leden van de organisatie.
De vertegenwoordiging van de leden is vastgelegd in het Intern Reglement .
Binnen de grenzen van de organisatie bestaan geen zelfstandige of autonome (regionale) entiteiten die een eigen beleid kunnen bepalen dat afwijkt van het door de algemene vergadering en de raad van bestuur vastgestelde beleid.
3. Interne verantwoording
De afbakening van taken en bevoegdheden tussen de organen van de organisatie wordt vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie..
De functies van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur worden niet gecumuleerd.
De benoeming is als volgt: Bieke Verscheure is de huidige dienstdoend voorzitter, Simon Plasschaert is de algemeen directeur.
De organisatie legt in de statuten de onverenigbaarheden met lidmaatschap van de raad van bestuur vast.
Volgens het huidige Intern Reglement mogen bestuurders geen werkende leden van de Algemene Vergadering zijn.
De raad van bestuur legt de aan de directie gedelegeerde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast in het huishoudelijk reglement.
De raad van bestuur houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur.
Het jaarlijks functioneringsgesprek met onze secretaris-generaal is gepland in september..
De algemene vergadering geeft haar goedkeuring aan het door de raad van bestuur voorgestelde meerjarenbeleid, met inbegrip van de missie en strategie, en de lange termijn financiële planning.
De organisatie heeft een onafhankelijk financieel of auditcomité dat door de algemene vergadering benoemd wordt. Het comité houdt toezicht op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.
Triatlon Vlaanderen heeft een Financiële Commissie.
De raad van bestuur evalueert op jaarlijkse basis haar eigen samenstelling en werking.
De raad van bestuur stelt een gedragscode op die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel, en onderneemt stappen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen.
De gedragscode voor bestuurders en medewerkers kan je hier nalezen.
Er wordt een register bijgehouden van mogelijke belangenconflicten.
De organisatie heeft een beleid inzake de bestrijding van fraude.
De organisatie implementeert tuchtregels ter bestrijding van fraude. Die regels bevatten (1) het verbod voor alle leden van de federatie om wedstrijden of competities te manipuleren in functie van een (al dan niet sportief) voordeel en om sportfraude te faciliteren; (2) het verbod voor alle leden van de federatie om een weddenschap te plaatsen gerelateerd aan competities en een wedstrijd of competitie waarop ze (in)direct invloed kunnen uitoefenen en om voorkennis te verspreiden waar redelijkerwijs van kan worden verwacht dat die gebruikt kan worden in het kader van een weddenschap; (3) de plicht voor alle leden van de federatie om verzoeken tot of kennis van het manipuleren van wedstrijden of competities te melden aan de federatie; (4) de procedure ter behandeling van overtredingen van de regels, vermeld in (1), (2) en (3).