(her)aansluiting als lid of club

Elk jaar in september worden de clublidmaatschappen én ledenlidmaatschappen hernieuwd (deze timing is afgestemd op de schooljaren waarop veel clubs ook hun werking baseren).

Sluit je als club aan in september dan is het lidmaatschap van je club geldig tot het einde van het volgend kalenderjaar, dus 1 jaar en 4 maanden later. Als club zal je elk jaar in september de clubfactuur ontvangen en heb je in principe 4 maanden de tijd om hernieuwing inorde te brengen. We raden echter aan om dit telkens zo snel mogelijk te doen. Meer info over de tarieven vind je hier. Van zodra de heraansluiting inorde is ben je een 3VL club, kan je beroep doen op onze ondersteuning, kom je in onze clublijst en kunnen leden, via jullie, een verzekering, licentie, ... bekomen bij de federatie, tevens ook genieten van een heel pak voordelen (deze vind je hier terug, verspreid deze zeker naar je leden).

Als club ben je verantwoordelijk om je leden door te geven via het clubportaal en de lidgelden bij uw atleten op te vragen. Een deeltje van dit lidgeld is bestemd voor de licentie van die atleet bij Triatlon Vlaanderen. 
Aan de hand van de doorgegeven leden op het clubportaal zullen we deze licentiekost bij jullie opvragen in maart (personen die aangesloten zijn tussen september en maart) en vervolgens in augustus (voor de resterende personen die aansluiten tussen maart en augustus).

Hoe gaat dit concreet in zijn werk

BESTAANDE LEDEN

Op 1 september komt er op het clubportaal naast elk van jullie bestaande leden de optie om hun aanvraag voor volgend seizoen goed te keuren.
Was deze atleet in het verleden een recreatief lid dan wordt er opnieuw een recreatieve licentie goedgekeurd. Indien in het verleden competitief dan wordt er opnieuw een competitieve licentie goedgekeurd. Indien het een jeugdlid was dan wordt er opnieuw een jeugdlicentie geactiveerd tenzij deze atleet in 2025 18 jaar wordt. In dat geval wordt er een wedstrijdlicentie geactiveerd.

Wensen deze leden een ander type licentie (bv. recreatief ipv competititief of omgekeerd) of wensen ze niet meer aan te sluiten dan kan je dit aanpassen via het potloodsymbool naast hun naam.

Atleten kunnen op hun 3ntrance profiel hun status zelf “verwijderen” of “aanpassen” maar niet goedkeuren. Als club neem je dus de beslissing wie aanvaard wordt als lid en wie niet.
Eens u de aanvraag van de atleet goedkeurt/wijzigt/verwijdert zal deze automatisch op de hoogte gebracht worden van jullie actie.

In geval van goedkeuring, wordt hun lidmaatschap onmiddellijk geactiveerd en ontvangt de atleet in de mailbox een attest voor de mutualiteit + bevestiging van hun lidmaatschap + kortingscodes en vouchers om gebruik te maken van de ledenvoordelen via Triatlon Vlaanderen.

Om te weten welke optie je selecteert (goedkeuren/wijzigen/afkeuren) is het dus aan de club om bij de huidige leden na te vragen wie lid wenst te blijven, wie een lidmaatschap wenst aan te passen of wie het lidmaatschap niet wenst te verlengen.

Hou rekening met volgende zaken:

• De tarieven voor een licentie vindt u hier terug, hou hiermee rekening als u de tarieven voor een clublidmaatschap bepaalt.
• Bestaande leden hoeven geen actie te ondernemen
• Op basis van het aantal goedgekeurde leden in het portaal zal u een eerste afrekening van de licenties ontvangen in maart, er wordt een finale afrekening gemaakt in augustus
  • We raden aan om de ledenheraansluitingen up to date te brengen vòòr het einde van het jaar 
  • Het lidmaatschap en de verzekering van uw leden loopt nl. af op het einde van het kalenderjaar, indien uw leden zeker zijn dat ze het lidmaatschap willen verlengen wordt dit best dus zo vroeg mogelijk bevestigd en geactiveerd. Op die manier zijn de atleten steeds verzekerd tijdens hun trainingen.
• Aanvragen die niet zijn behandeld (dus die niet zijn goedgekeurd – aangepast – verwijderd) zullen jaarlijks in april automatisch door Triatlon Vlaanderen worden geactiveerd als “recreatief lid” en ook aan de club worden doorgerekend als recreatief lidmaatschap.
  • U zal nog meermaals herinnerd worden aan deze deadline. Door deze automatische activatie vermijden we dat atleten er van uit gaan dat hun licentie en verzekering zijn geactiveerd voor de start van het wedstrijdseizoen terwijl deze actie mogelijks nog niet werd uitgevoerd door de club.

NIEUWE LEDEN

Deze personen moeten éénmalig een account aanmaken op 3ntrance en een lidmaatschapsaanvraag doen bij uw club. Verwijs hen hiervoor gerust door naar: https://triatlon.vlaanderen/lid-worden-bij-een-club

Eens ze dit hebben gedaan worden ze in diezelfde lijst op jullie clubportaal weergegeven en kunnen jullie deze aanvraag ook goedkeuren – aanpassen – verwijderen, je zal hiervan een melding via mail ontvangen.

TRANSFERS

Wensen er leden uit uw club over te stappen naar een andere club of zijn er leden uit andere clubs die bij jullie willen aansluiten?

Deze personen kunnen een transfer aanvragen tussen 15 oktober en 15 december via 3ntrance (beheer licentie).

Om een transfer mogelijk te maken is er zowel bevestiging van de vorige als van de toekomstige club nodig.

Bekijk hier wat de voordelen zijn om aan te sluiten bij onze federatie

Overtuigd? Hier vind je de stappen om aan te sluiten bij de federatie

Nieuwe clubs kunnen op elk moment doorheen het jaar aansluiten.

Leden van je club kunnen goedkoper aansluiten via een club dan rechtstreeks bij de federatie, een overzicht van de tarieven vind je hier.

Neem zeker ook contact op met een medewerker van Triatlon Vlaanderen via het contactformulier

Vragen? Onze clubverantwoordelijke staat voor u ter beschikking.